15 December 2008

Novita: Come verificare i poteri degli amministratori nelle società  responsabilità  limitata?


Roberta Crivellaro
Partner | IT

Questa nota si propone di fornire ai notai e professionisti italiani una panoramica sui principi relativi alla governance delle società inglesi dalla quale trarre indicazioni sulle procedure atte ad identificare gli amministratori delle stesse. Le problematiche in tal senso derivano dal fatto che i dati riportati nelle visure della Companies House inglese possono presentare delle inesattezze, per le ragioni che si esporranno nel prosieguo. 

In ossequio al principio di cui all'art. 1176 del codice civile italiano, si indicheranno qui gli accertamenti che il professionista debba porre in atto nell'esercizio di una diligenza media, precisando fin d'ora che un accertamento condotto entro questi limiti non può che condurre all'identificazione degli amministratori con un gradi di (solo) ragionevole certezza. La certezza assoluta richiederebbe ricerche eccedenti gli standard professionali.

La disciplina del diritto societario inglese è contenuta nel Companies Act 2006, salve le norme del Companies Act 1985 ancora in vigore e l'applicazione dei principi di common law. Il Companies Act prevede gli adempimenti necessari per la costituzione delle società – che si perfeziona con il rilascio del numero e del certificato di iscrizione (company's number e incorporation certificate) – e per la comunicazione delle successive modifiche dello statuto e dell'atto costitutivo. A tale riguardo, va rilevato come la comunicazione di tali modifiche, benché obbligatoria, non abbia efficacia costitutiva. Salva la previsione di specifiche sanzioni, cioè, gli effetti della mancata comunicazione riguardano solo la pubblicità e la conoscibilità delle modifiche da parte dei terzi, senza che le stesse risultino per ciò private di efficacia. Pertanto, gli estratti della Companies House non rivestono efficacia certificativa. 

È anche previsto a carico delle società inglesi l'obbligo di tenere ed aggiornare regolarmente il Register of Directors, registro pubblico di cui ogni soggetto interessato può prendere visione facendone richiesta ai Secretary della società o, in assenza di questi, agli amministratori (in tal caso, per forza di cose quelli risultanti alla Companies House). Ove un soggetto risulti elencato nel Register of Directors, ciò significa di norma che questi è stato nominato formalmente amministratore (properly appointed director). 

Il Companies Act prevede altresì l'istituto dei cd. shadow director (amministratori ombra), figura analoga a quella degli amministratori di fatto elaborata dalla giurisprudenza italiana. Questi vengono definiti come i soggetti sulla base delle cui direttive agiscono gli amministratori formalmente nominati. In tale fattispecie, gli shadow director sono nella sostanza i veri amministratori della società. Tuttavia, vista la loro natura per definizione occulta, si deve ritenere che l'accertamento richiesto ad un professionista di media diligenza non possa estendersi ad accertare l'esistenza di shadow director. 

I poteri tipici degli amministratori sono, nel diritto inglese, quello di rappresentare e vincolare, anche disgiuntamente, la società. E' piuttosto inusuale che vi siano restrizioni a tali poteri e comunque le stesse dovranno risultare nell'atto costitutivo o nello statuto, o in successive risoluzioni degli organi sociali. 

Vi è peraltro in diritto inglese un principio di ampia tutela dei terzi di buona fede che fa presumere in via generale che chi agisce per conto della società abbia il potere di rappresentarla. Pertanto, le modifiche sociali, incluse quelle che modificano i poteri degli amministratori, non sono opponibili ai terzi ove non siano state idoneamente portate a conoscenza degli stessi o ove non si provi che i terzi ne erano comunque a conoscenza. 

Di fatto i dati riportati nelle visure della Companies House sono raramente errati. Tuttavia, non sempre controlli e sanzioni neutralizzano il rischio di mancata o fallace comunicazione e che quindi le informazioni ivi riportate siano inesatte. Neanche il Register of Directors è fonte affidabile in quanto, trattandosi di registro interno, l'aggiornamento dello stesso dipende dalla diligenza delle società stesse, che spesso non vi provvedono. 

Nella prassi, gli studi legali inglesi, per identificare gli amministratori delle società loro clienti, fanno previo affidamento su una visura della Companies House e solo ove emergano fatti tali da far sorgere dubbi in merito all'esattezza dei dati in tal modo risultanti, effettuano ulteriori verifiche direttamente sui libri sociali. 

Tutto ciò premesso, si può concludere che l'esame di una visura della Companies House e del Register of Directors della società configurearebbe un accertamento condotto da parte di un notaio con diligenza sufficiente. In una situazione fisiologica, i dati risultanti da tali documenti dovrebbero coincidere. In caso di discrasia, si imporrebbe un'ulteriore verifica sui verbali dell'assemblea soci e del consiglio di amministrazione, da cui dovrebbe risultare se le differenze siano dovute al mancato aggiornamento del Register of Directors o al mancato adempimento degli obblighi di comunicazione alla Companies House. Resta teoricamente possibile che, pur coincidendo i dati contenuti nei due documenti, questi siano entrambi ugualmente errati. Tuttavia, si può ritenere che in tale particolare circostanza la diligenza media del professionista sarebbe comunque rispettata, in quanto, in caso di identità tra i dati della visura e del Register of Directors, fare affidamento sugli stessi appare ragionevole. 

Roberta Crivellaro Partner | London, Milan, Padua

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