20 March 2020

Contenimento del contagio da coronavirus nei luoghi di lavoro


Nel pieno della diffusione del virus Covid-19 (“Coronavirus”) diversi paesi stanno cercando di adottare misure contenitive in numerosi settori della vita lavorativa e di tutti i giorni.

In questo contesto, lo scorso 14 marzo le Parti Sociali (Cgil, Cisl, Uil) hanno sottoscritto con la Presidenza del Consiglio dei Ministri il “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro” (il “Protocollo”). E’ ora possibile per i datori di lavoro mettere in campo nuovi strumenti di contenimento (misurazione della temperatura, raccolta di dichiarazioni su spostamenti/contatti nei 14 giorni precedenti, modalità di gestione di casi a rischio in azienda), i quali hanno delle conseguenze dal punto di vista privacy.

Nello specifico, ci sono delle raccomandazioni fondamentali da rispettare:

  • Minimizzare il più possibile numero e qualità dei dati raccolti, assicurarne l’attenta conservazione e la cancellazione al termine del relativo periodo;
  • In ogni caso, rispettare sempre al massimo la dignità umana ed i diritti dell’individuo;
  • Non condividere i dati con alcun soggetto al di fuori delle specifiche previsioni normative di contenimento del presente contagio (D.L. 9 marzo 2020, n. 14);
  • Tenere presente che la base giuridica di trattamenti dati nell’ambito del contenimento dell’emergenza è la necessità del Titolare di implementare i protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del D.P.C.M. 11 marzo 2020 (come suggerito nel Protocollo);
  • Dotarsi di una specifica informativa che ricordi chiaramente agli interessati che possono comunque esercitare i loro diritti in ambito privacy.

Dal punto di vista operativo, oltre alle cautele suggerite dalle Autorità sanitarie (es., il decalogo del Ministero della Salute), è buona regola preparare i luoghi e le persone, nello specifico:

  • Fornire al personale che si dovrà occupare delle attività di cui ai seguenti punti 1., 2. e 3. delle maschere protettive e, se possibile, mantenerne una scorta anche per eventuali individui presenti in azienda che manifestino sintomi;
  • Se possibile, predisporre due aree separate per isolamento provvisorio di casi sospetti di Coronavirus in azienda;
  • Fornire al personale incaricato una lista di sintomi tipici del Coronavirus aggiornata e validata dalle Autorità sanitarie, di modo che non si crei confusione in caso di situazioni di emergenza/sintomi sospetti in azienda;
  • Informare i lavoratori ed i visitatori (anche tramite materiale cartaceo e/o cartelli) di auto-valutare condizioni di rischio e di non accedere ai locali in caso di sintomi (oltre che, se propri dipendenti, di avvertire il datore);

E’ inoltre fondamentale affiancare a quanto sopra anche delle linee guida esaustive per gli incaricati che li metta nelle condizioni di operare un trattamento corretto, ad esempio:

1. Rilevazione della temperatura corporea all’entrata dei luoghi di lavoro

  • Usare strumenti il meno invasivo possibile (meglio uno scanner ad infrarossi, attenzioni ai rischi di contaminazione dei misuratori da orecchio – coordinarsi con il medico aziendale);
  • Tenere l’informativa privacy a disposizione presso il luogo di misurazione, assieme a cartelli che consigliano di non accedere in caso di sintomi pregressi;
  • Fornire l’informativa a chi accede (il Protocollo permette di fornire l’informativa anche oralmente);
  • Ai propri dipendenti, basterà fornire l’informativa al primo accesso una volta entrate in vigore le misure aziendali di contenimento e, successivamente, lasciarla esposta nella bacheca aziendale e/o pubblicarla nella intranet (se possibile);
  • Per quanto riguarda i visitatori, l’informativa deve essere disponibile a ciascun accesso.
  • In caso di temperatura inferiore a 37,5°, il dato non deve essere registrato;

2. Cosa fare se la temperatura supera i 37,5°:

  • Controllare una seconda volta;
  • Impedire l’accesso ai locali;
  • Con discrezione, senza sensazionalismi o allarmismo, accompagnare l’individuo in una area separata di contenimento provvisorio (meglio se chiusa, non troppo lontana ed in cui gli occupanti possono rimanere distanti tra loro), fornire una mascherina e raccomandare di contattare immediatamente il medico curante;
  • In questo caso, registrare unicamente la temperatura ed il nome e cognome dell’individuo;
  • Conservare i dati finché l’emergenza non sarà dichiarata conclusa dalle Autorità competenti in un archivio separato e sicuro. Al termine del periodo di conservazione, distruggere i dati;
  • Mantenere sempre la calma ed un atteggiamento cortese, proteggendosi adeguatamente. Ricordare che si tratta di casi solo sospetti di Coronavirus, quindi evitare stigmatizzazioni o discriminazioni e preservare la dignità dell’individuo.

3. Raccolta di dichiarazioni su contatti/spostamenti

  • Preventivamente, sarebbe utile raccomandare di attendere la fine dell’emergenza per gli appuntamenti prorogabili e non urgenti e consentire l’accesso solo al personale strettamente necessario per la produttività aziendale (nel contempo, incentivando e predisponendo sistemi di Smart Working);
  • Utilizzare un form specifico che deve essere compilato prima dell’ingresso unitamente all’informativa privacy (oppure all’area reception, a seconda dei casi), trattenere la copia sottoscritta. Inoltre:
  • I dipendenti, dovranno compilare il form e ricevere l’informativa al primo accesso una volta entrate in vigore le misure aziendali di contenimento. Successivamente, lasciare l’informativa esposta nella bacheca aziendale e/o pubblicarla nella intranet (se possibile);
  • I visitatori, dovranno compilare il form e ricevere l’informativa a ciascun accesso.
  • Minimizzare i dati raccolti. Si consiglia di focalizzare l’indagine su eventuali rischi pregressi piuttosto che sui luoghi visitati (oramai il rischio epidemiologico si sta diffondendo in tutta Europa), limitandosi a: nome, cognome, per quanto riguarda i visitatori anche la società di appartenenza, motivo dell’accesso, data di accesso, firma ed informazioni su precedenti episodi a rischio Coronavirus (rispondere barrando una casella “SI”), ossia: (i) nessuna esposizione a casi accertati ovvero ad alto rischio (casi probabili) di Coronavirus; (ii) nessun contatto con familiari di casi accertati o sospetti di Coronavirus e (iii) assenza di periodi di quarantena pregressi, sia volontari che imposti;
  • Non raccogliere altri dati su persone positive al Coronavirus con cui l’individuo dica di essere venuto in contatto. In caso fossero comunque conferiti, non conservarli e cancellarli immediatamente;
  • Nel caso in cui l’individuo non riesca a rispondere “SI” a tutte le domande (i – iii) di cui sopra, impedire l’accesso;
  • Conservare i dati finché l’emergenza non sarà dichiarata conclusa dalle Autorità competenti in un archivio separato e sicuro. Al termine del periodo di conservazione, distruggere i dati.

4. Individuo presso la sede aziendale che riporta la presenza di sintomi sospetti

A causa del periodo di incubazione relativamente lungo (circa 14 giorni), è possibile che una persona sottostimi o non metta in relazione con il Coronavirus dei sintomi iniziali simili all’influenza. Pertanto, è possibile che una persona (visitatore o dipendente) nella sede/nei locali aziendali si senta male o riferisca di sintomi effettivamente correlati al Coronavirus. Per affrontare situazioni del genere si raccomanda quanto segue:

  • Chi riceve la notizia dall’individuo deve immediatamente segnalarlo agli incaricati aziendali designati e/o all’ufficio HR. Se disponibile, coordinarsi con il medico aziendale;
  • Con discrezione, senza sensazionalismi o allarmismo, accompagnare l’individuo in una area apposita di contenimento che assicuri la separazione tra gli occupanti (fornire una mascherina all’individuo se disponibile);
  • Allo stesso modo, isolare gli altri presenti nella stessa area in cui si trovava l’individuo e/o che sono venuti a stretto contatto (si consiglia un luogo diverso dall’isolamento dell’individuo a rischio – anche ad essi, se possibile, fornire una mascherina);
  • Tenere a disposizione una copia dell’informativa privacy presso i sopra menzionati luoghi di contenimento provvisorio;
  • Contattare i numeri di emergenza messi a disposizione dalle Autorità per riferire del caso sospetto. Non fornire informazioni diagnostiche e/o anamnesi improvvisate (potrebbero generare confusione);
  • Prestare la massima attenzione nel caso si decida di riferire dell’episodio sospetto a tutti i presenti presso il luogo di lavoro, non divulgare dati personali dell’individuo (niente nome e cognome/azienda di appartenenza) e non spargere panico o discriminazione;
  • Raccogliere e conservare unicamente nome e cognome dell’individuo a rischio e dei suoi contatti stretti per la sola finalità di assistere, se del caso, le Autorità nel ricostruire la filiera del contagio in caso di accertata positività dell’individuo al Coronavirus;
  • Conservare i dati finché l’emergenza non sarà dichiarata conclusa dalle Autorità competenti in un archivio separato e sicuro. Al termine del periodo di conservazione, distruggere i dati.

Le misure di contenimento di cui sopra devono essere affiancate da un minimo di formazione del personale addetto, che si consiglia di documentare per iscritto, unitamente alle varie nomine degli incaricati del trattamento di dati personali.

Inoltre, si consiglia di mappare questi trattamenti (in caso siano effettuati) nel relativo registro, per assicurare una più incisiva compliance con il GDPR.

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