小股东和董事的一大难题:应否行使查阅公司账册的权利?

Article 14 July 2022 Experience: Corporate

引言

公司和家族办公室的小股东和董事经常面临各种挑战。他们有些可能在日常营运的管理上只有极少甚或没有控制权,在怀疑公司管理不善时,可能难以获取账簿和记录来调查其疑虑。

本文章参考最近的 Morning Ray Investment Co Ltd v Jinhui International Enterprise Ltd [2022] HKCFI 926 和另一较早的 Yung Siu Wa v Raffles Family Office Limited and Others [2018] 两案,为大家说明在行使查阅权时的相关考虑因素。

董事及股东查阅权的分别

虽然董事和股东查阅公司文件的权利有相同之处,但在法律上是建基于不同前提下的两种可区分权利。

董事广泛的查阅权

不论是普通法或成文法,董事的查阅权是备受公认且广泛的。

根据普通法,董事查阅权利对履行其职责是不可或缺的。董事可以无需提供任何理由随时查阅公司的任何文件及取得有关文本,例如董事会会议记录、财务和企业记录以及公司信息。除非董事出于不正当目的行事,如滥用公司对其之诚信或意图对公司造成重大伤害等,任何被认为是报复性行为或先前的不作为都不影响其能否行使查阅权。

《公司条例》(第 622 章)(下称:《公司条例》) 还赋予了董事特定情况下的法定查阅权。

股东可申请查阅,但必须证明真诚提出和正当目的

相比之下,股东没有检查公司账簿和记录的固有权利。如果有需要获取该等文件,必须至少五名该公司的成员或持有该公司2.5%具表决权股份的成员方可根据《公司条例》第 740 条 (下称「第 740 条」) 申请查阅。

而且,申请人需要证明该申请是真诚提出和为正当目的。股东在提出申请时必须诚实行事以展示该申请是真诚提出。申请的主要动机不得是出于只为满足好奇心、骚扰或勒索、利用所得信息让公司竞争对手受益,或任何其他构成滥用程序的不当动机。至于「正当目的」一点,则需要视乎申请人能否提出充分合理的理据,向法院证明目的是为调查其对公司存在管理不善的疑点(而有关疑点为真确可信)。作出申请的股东只需要证明其申请「与股东的经济利益有密切相关」,毋需证明在该事项中的个人或所有人权益。

Morning Ray – 不行使董事的查阅权或会影响根据第 740 条提出的查阅申请

Morning Ray 案中,原告是被告公司的小股东,并在被告董事会中有一名代表董事。被告为一家控股公司,其唯一资产是一家深圳证券交易所上市公司的多数股权。原告指控被告其他两名股东导致被告营运不善,包括(一)向该些股东提供未经授权的贷款;(二)不当处理股息和公司资产的出售收益;以及(三)未能出具已审核的财务报表。为了调查以上控诉,原告要求被告披露过去 9年几乎所有的公司文件。

法院最终以原告未能满足法院要求而驳回了以上查阅申请。

Morning Ray 案中的核心问题在于该申请是否为正当目的而作出。原告既没有解释为何申请没有包括其代表董事的查阅权,也未能证明其代表董事曾经试图行使该权利。法院根据《公司条例》下的职责分工和社会普遍认可的公司管理原则,基于原告该等疏忽失误驳回申请。在该框架下,董事有责任监督公司表现,并应积极采取行动处理营运上的问题。在实际层面上,法院亦认为寻求更直接的董事申请,并以股东的申请作为替代方案更有效率和直接。

基于上述情况,法院认为允许原告人引用第 740 条并非恰当。法院进一步表示如果原告没有代表董事,将能确立该申请是真诚提出和为正当目的。

上述判决的法律基础来自 Lehman & Co Management Limited v Effiscient Limited & Anor [2011] 4 HKLRD 237 (CFI); [2011] 5 HKLRD 668 (CA) 的案件,当中的查阅申请是在 Lehman & Co. Management Limited (「 Lehman Management 」)和 Effiscient Limited (「 Effiscient 」) (彼等为 LehmanBrown Ltd (「 LehmanBrown 」)占相同股份的股东)的不公平妨害诉讼中提出的。LehmanBrown 是 Lehman Management 和 Effiscient 为了进军中国专业服务市场而合资创立的企业。然而,双方的关系在2008年破裂,并不可挽回。Lehman Management 投诉一名 Effiscient 的提名董事单方面作出决策,多付薪金以及未能提供财务信息。Effiscient 反过来指责 Lehman Management 管理不善和挪用 LehmanBrown 资产。有关不公平妨害诉讼程序开始前,Lehman Management 在 LehmanBrown 董事会一直有代表董事。Lehman Management 根据前《公司条例》第 152 条 FA (即第 740 条的前身条文) 申请查阅 LehmanBrown 的账簿和记录。

当时原讼法庭驳回 Lehman Management 申请,并解释指,在判定申请人就正当目的和真诚的主张时必须考虑该申请的背景,有关背景为 Lehman Management 是否有其他途径来保护自身权利。在该案中,Lehman Management 的代理董事在任时没有行使其职位赋予的查阅权。由于允许股东申请查阅很可能是一个例外,如果股东拥有但未有使用其他可行补救措施来保护其权利,该查阅申请则不能视为有必要性。上诉法院驳回 Lehman Management 的上诉并确认了原讼法庭的观点,指出股东的代表董事有没有行使查阅权这一点会影响评估查阅申请是否出于真诚或为正当目的。

Yung Siu Wa – 势必被免职的董事或会丧失查阅权

话虽如此,寻求行使董事的查阅权并非全无风险。 Morning Ray 案中也有指出,欲行使查阅权的董事通常会遭到免职,从而被褫夺其查阅权,正如 Yung Siu Wa v Raffles Family Office Limited and Others [2018] HKCFI 2620 一案所示。

案中第一被告是一所著名的联合家族办公室和独立资产管理公司,而原告是该公司的小股东和董事。第一被告全资拥有第二至第六的被告公司,而且原告亦有出任各公司的董事。第一被告的其余三名董事中,两名合计持有第一被告大多数股权的董事提议向其拥有的另一家公司偿还到期贷款。原告认为该笔贷款存疑,遂多次要求以董事身份查阅公司文件,但遭到被告无视。与此同时,各被告寻求召开股东大会,解除原告的董事职务,促使原告以董事身份向法院申请查阅令。

该申请被法院认为不符合履行董事职责的正当目的而遭到驳回。判词指,鉴于对方董事阵营在第一被告中持有多数股权,几乎可以肯定原告将被免去于各被告的董事职务。法院得出的结论是,在此情况下提出查阅申请的董事不是为了履行其职责,而是主要为了在预期发生的诉讼程序中获得优势,因此属于不正当目的。

如果原告同时以股东身份援引第 740 条作为替代方案,就如在 Morning Ray 案中的提议般,或许有助增加申请获批的机会。

Morning RayYung Siu Wa 两案重点

上述案件为各位打算行使查阅权的小股东/董事提供了以下重要的参考。

行使各权利的顺序

法院在评估是否批准第740条的查阅申请时,将考虑申请人有没有其他可行途径以达到同样目的。为了增加成功申请的机会,作为董事或在董事会中有代表董事的小股东应首先行使董事查阅权。

当尝试行使董事查阅权不果并预期被免职时,小股东在准备向法院提出查阅申请时应考虑以董事(或代表董事)申请作为主要申请,同时以股东申请作替代方案。

要求文件的范围

最后,基于董事查阅权的性质,董事比股东较容易获准查阅更广泛类别的文件。董事可要求查阅任何能合理协助其履行董事职责的公司文件。相反,股东必须向法院证明所要求的文件之必要性,并且与手头上的投诉或怀疑有关。

Morning Ray 的审讯中,法院顺带指出原告的请求过于宽泛。即使申请获得批准,法院仍会将查阅范围限于和涉嫌管理不善有关的财务记录和文件。

总括而言,行使查阅权的关键在于选择适当的时机和方式。因此,小股东和董事诉诸法律前应与其法律顾问从长计议和仔细制定策略,避免因丝毫的误差而令自己陷入不利的局面。

作者