小股東和董事的一大難題:應否行使查閱公司賬冊的權利?

Article 07 July 2022 Experience: Corporate

引言

公司和家族辦公室的小股東和董事經常面臨各種挑戰。他們有些可能在日常營運的管理上只有極少甚或沒有控制權,在懷疑公司管理不善時,可能難以獲取賬簿和記錄來調查其疑慮。

本文章參考最近的 Morning Ray Investment Co Ltd v Jinhui International Enterprise Ltd [2022] HKCFI 926 和另一較早的 Yung Siu Wa v Raffles Family Office Limited and Others [2018] 兩案,為大家說明在行使查閱權時的相關考慮因素。

董事及股東查閱權的分別

雖然董事和股東查閱公司文件的權利有相同之處,但在法律上是建基於不同前提下的兩種可區分權利。

董事廣泛的查閱權

不論是普通法或成文法,董事的查閱權利是備受公認且廣泛的。

根據普通法,董事查閱權利對履行其職責是不可或缺的。董事可以無需提供任何理由隨時查閱公司的任何文件及取得有關文本,例如董事會會議記錄、財務和企業記錄以及公司資訊。除非董事出於不正當目的行事,如濫用公司對其之誠信或意圖對公司造成重大傷害等,任何被認為是報復性行為或先前的不作為都不影響其能否行使查閱權。

《公司條例》(第 622 章) (下稱:《公司條例》) 還賦予了董事特定情況下的法定查閲權。

股東可申請查閱,但必須證明真誠提出和正當目的

相比之下,股東沒有檢查公司賬簿和記錄的固有權利。如果有需要獲取該等文件,必須至少五名該公司的成員或持有該公司2.5%具表決權股份的成員方可根據《公司條例》第 740 條 (下稱「第 740 條」) 申請查閱。

而且,申請人需要證明該申請是真誠提出和為正當目的。股東在提出申請時必須誠實行事以展示該申請是真誠提出。申請的主要動機不得是出於只為滿足好奇心、騷擾或勒索、利用所得資訊讓公司競爭對手受益,或任何其他構成濫用程序的不當動機。至於「正當目的」一點,則需要視乎申請人能否提出充分合理的理據,向法院證明目的是為調查其對公司存在管理不善的疑點(而有關疑點為真確可信)。作出申請的股東只需要證明其申請「與股東的經濟利益有密切相關」,毋需證明在該事項中的個人或所有人權益。

Morning Ray – 不行使董事的查閲權或會影響根據第 740 條提出的查閱申請

Morning Ray 案中,原告是被告公司的小股東,並在被告董事會中有一名代表董事。被告為一家控股公司,其唯一資產是一家深圳證券交易所上市公司的多數股權。原告指控被告其他兩名股東導致被告營運不善,包括(一)向該些股東提供未經授權的貸款;(二)不當處理股息和公司資產的出售收益;以及(三)未能出具已審核的財務報表。為了調查以上控訴,原告要求被告披露過去 9年幾乎所有的公司文件。

法院最終以原告未能滿足法院要求而駁回了以上查閱申請。

Morning Ray 案中的核心問題在於該申請是否為正當目的而作出。原告既沒有解釋為何申請沒有包括其代表董事的查閱權,也未能證明其代表董事曾經試圖行使該權利。法院根據《公司條例》下的職責分工和社會普遍認可的公司管理原則,基於原告該等疏忽失誤駁回申請。在該框架下,董事有責任監督公司表現,並應積極採取行動處理營運上的問題。在實際層面上,法院亦認為尋求更直接的董事申請,並以股東的申請作為替代方案更有效率和直接。

基於上述情況,法院認為允許原告人引用第 740 條並非恰當。法院進一步表示如果原告沒有代表董事,將能確立該申請是真誠提出和為正當目的。

上述判決的法律基礎來自 Lehman & Co Management Limited v Effiscient Limited & Anor [2011] 4 HKLRD 237 (CFI); [2011] 5 HKLRD 668 (CA) 的案件,當中的查閱申請是在Lehman & Co. Management Limited (「 Lehman Management 」)和Effiscient Limited (「 Effiscient 」) (彼等為LehmanBrown Ltd (「 LehmanBrown 」)佔相同股份的股東)的不公平妨害訴訟中提出的。LehmanBrown 是 Lehman Management 和 Effiscient 為了進軍中國專業服務市場而合資創立的企業。然而,雙方的關係在2008年破裂,並不可挽回。Lehman Management 投訴一名 Effiscient 的提名董事單方面作出決策,多付薪金以及未能提供財務信息。Effiscient 反過來指責 Lehman Management 管理不善和挪用 LehmanBrown 資產。有關不公平妨害訴訟程序開始前,Lehman Management 在 LehmanBrown 董事會一直有代表董事。Lehman Management 根據前《公司條例》第 152 條 FA (即第 740 條的前身條文) 申請查閱 LehmanBrown 的賬簿和記錄。

當時原訟法庭駁回 Lehman Management 申請,並解釋指,在判定申請人就正當目的和真誠的主張時必須考慮該申請的背景,有關背景為 Lehman Management 是否有其他途徑來保護自身權利。在該案中,Lehman Management 的代理董事在任時沒有行使其職位賦予的查閱權。由於允許股東申請查閱很可能是一個例外,如果股東擁有但未有使用其他可行補救措施來保護其權利,該查閱申請則不能視為有必要性。上訴法院駁回 Lehman Management 的上訴並確認了原訟法庭的觀點,指出股東的代表董事有沒有行使查閱權這一點會影響評估查閱申請是否出於真誠或為正當目的。

Yung Siu Wa – 勢必被免職的董事或會喪失查閱權

話雖如此,尋求行使董事的查閱權並非全無風險。 Morning Ray 案中也有指出,欲行使查閱權的董事通常會遭到免職,從而被褫奪其查閲權,正如 Yung Siu Wa v Raffles Family Office Limited and Others [2018] HKCFI 2620 一案所示。

案中第一被告是一所著名的聯合家族辦公室和獨立資產管理公司,而原告是該公司的小股東和董事。第一被告全資擁有第二至第六的被告公司,而且原告亦有出任各公司的董事。第一被告的其餘三名董事中,兩名合計持有第一被告大多數股權的董事提議向其擁有的另一家公司償還到期貸款。原告認為該筆貸款存疑,遂多次要求以董事身份查閱公司文件,但遭到被告無視。與此同時,各被告尋求召開股東大會,解除原告的董事職務,促使原告以董事身份向法院申請查閱令。

該申請被法院認為不符合履行董事職責的正當目的而遭到駁回。判詞指,鑑於對方董事陣營在第一被告中持有多數股權,幾乎可以肯定原告將被免去位於各被告的董事職務。法院得出的結論是,在此情況下提出查閱申請的董事顯然不是為了履行其職責,而是主要為了在預期發生的訴訟程序中獲得優勢,因此屬於不正當目的。

如果原告同時以股東身份援引第 740 條作為替代方案,就如在 Morning Ray 案中的提議般,或許有助增加申請獲批的機會。

Morning RayYung Siu Wa 兩案重點

上述案件為各位打算行使查閱權的小股東/董事提供了以下重要的參考。

行使各權利的順序

法院在評估是否批准第740條的查閱申請時,將考慮申請人有沒有其他可行途徑以達到同樣目的。為了增加成功申請的機會,作為董事或在董事會中有代表董事的小股東應首先行使董事查閱權。

當嘗試行使董事查閱權不果並預期被免職時,小股東在準備向法院提出查閲申請時應考慮以董事(或代表董事)申請作為主要申請,同時以股東申請作替代方案。

要求文件的範圍

最後,基於董事查閱權的性質,董事比股東較容易獲准查閱更廣泛類別的文件。董事可要求查閱任何能合理協助其履行董事職責的公司文件。相反,股東必須向法院證明所要求的文件之必要性,並且與手頭上的投訴或懷疑有關。

Morning Ray 的審訊中,法院順帶指出原告的請求過於寬泛。即使申請獲得批准,法院仍會將查閱範圍限於和涉嫌管理不善有關的財務記錄和文件。

總括而言,行使查閱權的關鍵在於選擇適當的時機和方式。因此,小股東和董事訴諸法律前應與其法律顧問從長計議和仔細制定策略,避免因絲毫的誤差而令自己陷入不利的局面。

作者